Dans le cadre du programme régional Innov'Emploi, financé par le Plan d'Investissement dans les Compétences (PIC) à hauteur de 26,8 M€, la Région Occitanie a confié à Kawalearn, l'un des 4 prestataires retenus sur appel d'offres, l'accompagnement à la modernisation numérique et pédagogique des organismes de formation du territoire. Sur 4 ans, Kawalearn a accompagné 49 organismes de formation de toutes tailles, pour un total de 2 425 jours-hommes d'intervention.
En bref
| Client | Région Occitanie |
| Programme | Innov'Emploi, Modernisation de l'appareil de formation, financé par le PIC (26,8 M€) |
| Volume | 49 organismes de formation, de toutes tailles |
| Durée du projet | 4 ans |
| Résultat chiffré | 2425 jours-hommes d'accompagnement |
Contexte et défi
Dans le cadre du Contrat de Plan Régional de Développement des Formations et de l'Orientation Professionnelle et du PACTE régional d'investissement dans les compétences, la Région Occitanie a lancé un vaste accord-cadre pour moderniser son appareil de formation. L'enjeu : faire entrer massivement le numérique dans les pratiques pédagogiques des organismes de formation du territoire, sans dénaturer la relation formateur-apprenant, tout en accompagnant l'évolution de la posture du formateur. La Région recherchait des prestataires capables de conjuguer une double compétence, rare sur le marché : l'ingénierie pédagogique et la transformation digitale.
Kawalearn a été retenu, aux côtés de 3 autres prestataires, pour assurer cette transformation massive sur le territoire : 300 organismes attendus.
La principale difficulté a résidé dans l'extrême diversité des structures accompagnées : taille, ressources, culture numérique et pédagogique, disponibilité des équipes. Chaque organisme de formation présentait une maturité et des besoins radicalement différents. À cela s'ajoutait la contrainte de piloter, en parallèle, des accompagnements individuels de 12 mois pour plusieurs dizaines d'organismes simultanément : un véritable défi de gestion multiprojets.
Réponse déployée par Kawalearn
Pour répondre à cette diversité sans standardiser les réponses, Kawalearn a construit une méthodologie reproduite pour chacun des 49 dossiers traités, avec un principe directeur : un accompagnement 100 % sur-mesure, adapté aux besoins spécifiques de chaque structure.
Chaque accompagnement démarrait par un audit approfondi, inspiré des principes de Knoster, couvrant le système de formation, les ressources, les compétences de l'équipe, les équipements et la vision stratégique de l'organisme. Cet audit débouchait sur un plan d'action sur-mesure, construit avec des objectifs SMART selon une approche par design thinking et des ateliers collaboratifs, puis chaque plan a été défendu et validé auprès des services de la Région.
Une fois le plan validé, l'accompagnement de 12 mois pouvait couvrir plusieurs volets : structuration d'une cellule digital learning au sein de l'organisme, aide à l'équipement en outils numériques, formation des formateurs, et animation d'ateliers pour concevoir et produire des formations ludiques, multimodales, hybrides et engageantes. Dans de nombreux cas, cet accompagnement s'est traduit par la mise en place d'un premier LMS, et très souvent Moodle ou MoodleCloud.
Pour outiller directement les formateurs, Kawalearn a également conçu un dispositif propriétaire pour les besoins du marché : Kawacards, un jeu de cartes d'ingénierie pédagogique destiné à aider les équipes à concevoir elles-mêmes leurs expériences de formation e-learning.
Enfin, pour piloter un tel volume de dossiers en parallèle sur plusieurs années, Kawalearn a mis en place des outils de gestion de projet dédiés, garantissant un reporting régulier auprès des comités de sélection et du comité stratégique de la Région.
Les résultats
- 49 organismes de formation modernisés
- 5 vagues d'Appels à Manifestation d'Intérêt (AMI)
- 52 jours d'accompagnement en moyenne par dossier
- Projet mené à son terme en juin 2024, avec l'ensemble des livrables remis à la Région
Le bonus pour tous les organismes de la région Occitanie
Au-delà des 49 organismes directement accompagnés, l'accord-cadre prévoyait une troisième mission : la production de livrables modélisables, mis à disposition de l'ensemble des organismes de formation de la région, qu'ils aient ou non bénéficié d'un accompagnement individuel.
Kawalearn a ainsi produit 20 livrables de référence sur la digitalisation et l'innovation pédagogique, et co-construit, avec l'agence Laet'smind, 3 parcours de formation différenciés, destinés respectivement aux dirigeants, aux responsables formation et aux formateurs. Cela représente 60 guides pratiques au total.
Ces ressources sont aujourd'hui accessibles sur HIP, le Hub de l'Innovation Pédagogique de la Région Occitanie, avec une licence d'accès offerte pendant un an à tout professionnel d'un organisme de formation du territoire. L'ensemble de la filière formation professionnelle en Occitanie peut ainsi bénéficier des enseignements tirés de l'accompagnement.
Pourquoi ce cas vous parle si vous êtes un organisme de formation
Ce projet illustre la capacité de Kawalearn à accompagner des organismes de formation très différents, en taille, en maturité numérique, en culture pédagogique, sans jamais standardiser la réponse. Que vous partiez d'une culture numérique naissante ou d'une pratique pédagogique déjà installée, la méthode s'adapte : audit initial, plan d'action sur-mesure, vision stratégique, structuration d'une cellule digital learning, formation des équipes, mise en place d'un LMS adapté à votre contexte, mise en œuvre d'un processus de conception et de production.
La reconduction de la confiance de la Région Occitanie sur une 3e mission témoigne de la capacité de Kawalearn à s'inscrire dans la durée, au-delà d'un accompagnement ponctuel et à tenir ses engagements, y compris dans des environnement complexes, exigeants et multiprojets.
